La vida de las empresas, desde su creación, está impactada en el logro de sus objetivos y resultados estratégicos, sociales y económicos por múltiples factores externos e internos. La naturaleza de estos factores es muy diversa, como puede ser la intervención y visión de los inversionistas y/o dueños; la competencia y el mercado; la oferta y la calidad del recurso humano; la calidad y efectividad de la gestión del cuerpo directivo; la complejidad y dispersión del público usuario; el nivel de utilización de la tecnología y la sistematización en su operación, y la presión de la regulación gubernamental,  entre otros.

Dentro de estos factores, la productividad tiene un impacto decisivo en la operación y por ello es uno de los aspectos que más preocupa al empresario, y con toda razón, ya que de ella depende en gran medida el poder alcanzar los objetivos y resultados deseados.

Productividad es la relación que hay entre la cantidad y calidad de productos logrados y los recursos utilizados para producirlos, lo que en términos claros implica la utilización eficaz y eficiente de todos los recursos: el capital, los materiales, la energía, la información y el tiempo, además del trabajo mismo.

Una vez identificadas las áreas críticas a través de la realización de un diagnóstico que arroje las posibles fallas, causas, áreas de oportunidad, es necesario medir la productividad sobre todo en aquellas áreas que presentan una problemática mayor y/o que exigen una rápida intervención para implantar acciones correctivas o de mejora

El análisis de los procesos

Un método que da excelentes resultados es a través del análisis y rediseño de los procesos de la organización, logrando con ello alinear y gestionar todas las actividades de tal forma de crear valor para el cliente y para los terceros interesados.

Esto incluiría desarrollar las siguientes acciones: identificar claramente los procesos, especificarlos, implementarlos, medirlos y determinar las acciones correctivas y de mejora necesarias en función de su desempeño.

Entre las acciones correctivas y de mejora recomendadas sugerimos simplificar el proceso basado en la observación y análisis en campo (disminuir los tiempos y pasos del ciclo), y en suceso, utilizar herramientas de software disponibles en el mercado para “modelar” y/o “simular” los procesos y de esta forma optimizar los escenarios y generar mejores combinaciones de los recursos que se utilizan en los procesos analizados.

Se trata así de obtener procesos optimizados, controlados y medibles, que en una etapa posterior podrían ser susceptibles de automatizarse.

Siguientes pasos

Identificados los procesos, se precisan sus entradas y salidas y en consecuencia proveedores y clientes, ambos internos de la empresa. A manera de ejemplo y con el propósito de ilustrar lo anterior, el área de compras de materia prima, será el proveedor del área de producción en cuanto al suministro de dichas materias; sin embargo también el área de producción resulta ser proveedor del área de compras en cuanto a la definición de cantidad y características de las materias primas a comprar así como de los tiempos en los que se debe comprar

Identificados los insumos se deberán revisar los indicadores (si es que existen) que darán cuenta de los plazos y características de entrega (niveles de servicio) de dichos insumos  para su procesos (tiempos, calidad, …).

Estos indicadores darán cuenta de la productividad de los procesos y en consecuencia la productividad de las áreas

Asimismo, se deberá realizar un análisis de congruencia entre los insumos / productos y los objetivos de la empresa, tanto aquellos estratégicos, como los específicos de las áreas. De esta manera se estará verificando que cada productos/insumo que se “gestiona” en la organización forma parte de toda una cadena de actividades cuyo propósito es contribuir al logro de los objetivos de la organización.