La vida de las empresas está impactada en el logro de sus objetivos y resultados estratégicos, como la intervención y visión de los inversionistas y/o dueños; la competencia y el mercado; la oferta y la calidad del recurso humano; la calidad y efectividad de la gestión del cuerpo directivo; la complejidad y dispersión del público usuario; el nivel de utilización de la tecnología y la sistematización en su operación, y la presión de la regulación gubernamental, entre otros.
Dentro de estos factores, la productividad tiene un impacto decisivo en la operación, entendida ésta como la relación que hay entre la cantidad y calidad de productos logrados y los recursos utilizados para producirlos, lo que en términos claros implica la utilización eficaz y eficiente de todos los recursos: el capital, los materiales, la energía, la información y el tiempo, además del trabajo mismo
Para alcanzar los niveles de productividad deseados, es necesario que los procesos de operación de la empresa –u organismo- se encuentren identificados y alineados a la organización de manera que funcionen de manera coordinada e interdependiente (como eslabones de una cadena) y cuyos actores (responsables de su ejecución) conozcan claramente su importancia, sus procedimientos involucrados, las políticas que deben regularlos, las áreas que deben proporcionar los insumos, así como las áreas a las que debe entregar sus productos para de esa forma, crear una sintonía de operación.
Identificar y analizar
En muchos casos las empresas no tienen el nivel de desempeño y no funcionan “bien” por alguna(s) de las siguientes razones:
- No existe una buena planeación o simplemente no la hay y se “trabaja al día”.
- Los empleados/trabajadores desconocen lo que la Gerencia requiere y/o los resultados que se esperan de cada quien.
- Los departamentos trabajan de manera aislada, por lo que no hay una visión común ni un esfuerzo coordinado hacia el logro del propósito de la empresa.
- Los empleados no desempeñan con eficiencia sus tareas (no están debidamente capacitados, no tienen una motivación adecuada, no hay una buena supervisión, etc.).
- No se cuenta con los recursos económicos, técnicos, humanos y/o materiales suficientes y/o adecuados para soportar la operación.
En cualquier caso, conviene realizar primeramente un diagnóstico en las áreas críticas de la empresa para identificar con claridad donde están las fallas y sus posibles causas. Lo anterior le permite al empresario contar un con análisis “objetivo” de la operación de su empresa, así como las áreas de oportunidad a atender las cuales serán claras para los directivos dado el conocimiento propio que tienen de la operación y con ello, determinar con objetividad las alternativas de solución y mejora, enfocadas a lograr la productividad que la empresa requiere
Armar un buen cuestionario
Conforme a la experiencia que hemos adquiridos en la integración de diagnósticos organizacionales y de desempeño, aconsejamos crear un cuestionario con preguntas concretas que se aplicarán en todas las áreas de la institución.
Para ello, resulta conveniente definir el número y características del personal a quien se le aplicará el cuestionario, definiendo una muestra representativa tomando en cuenta la dimensión de la empresa; aunque existen herramientas y mecanismos para que todo el personal intervenga y responda en línea con lo que se tendría la opinión de “todos” los actores de la organización empresarial.
El diagnóstico se dividirá en “dimensiones”, o sea en temas o variables que resultan fundamentales para la operación de una empresa y en donde pueden existir aspectos que inciden negativamente en el logro de resultados. Estas dimensiones generalmente son las siguientes, solo por mencionar algunas:
- Planes y programas de trabajo (general y específicos)
- Procesos y procedimientos
- Funciones y responsabilidades
- Coordinación inter áreas
- Canales formales e informales de comunicación
- Manejo de personal
- Remuneraciones y Reconocimientos
Los resultados del diagnóstico serán tabulados y ordenados para realizar su análisis y vinculación entre dimensiones, con el propósito de obtener resultados integrales sobre la situación de la organización que favorezcan el diseño de soluciones que impacte el desempeño de toda la empresa.