¿Como puedo mejorar mis procesos de capacitación y soporte a sucursales, aprovechando la experiencia del sistema de franquicias?

La transferencia de procesos tecnológicos, la implementación de procedimientos de operación y en suma, la comunicación eficiente del know how de una empresa, es uno de los pilares del sistema de franquicias.

La transferencia de procesos tecnológicos, la implementación de procedimientos de operación y en suma, la comunicación eficiente del know how de una empresa, es uno de los pilares del sistema de franquicias.

Utilizando esta experiencia se pueden implementar los procesos que las franquicias exitosas utilizan para capacitar cada nuevo elemento en su organización.

Respuesta General

Problemas como sucursales en distintos puntos geográficos, la rotación contínua de personal y el establecimiento acelerado de nuevas unidades, han provocado que las franquicias tengan que buscar formas de optimizar sus procesos de capacitación.

Adicionalmente la estandarización de cada uno de los puntos de venta es una condición sine qua non que debe cumplir una franquicia. Si aprovechamos estas experiencias y las implementamos en nuestros negocios, aunque no seamos franquicia, podemos ahorrar grandes inversiones cada vez que abrimos una nueva sucursal o que, por la razón que sea, debemos entrenar nuevo personal.

Las principales herramientas utilizadas en las franquicias para la capacitación y el soporte técnico son:

Manuales de operación

Visitas in situ

Soporte por medio de TIC’s (Tecnologías de la Información y la Comunicación).

Respuesta extendida:

La capacitación en las empresas debe ser uno de los pilares del crecimiento de cualquier negocio.

Inicia cuando identificamos los procedimientos clave que realizamos en nuestra operación.

Después tenemos que revisar esos procesos, analizar si son adecuados, suficientes o redundantes.

Tenemos que jerarquizar la información, dividiéndola por actividades y niveles jerárquicos dentro de la operación. Una vez realizado tenemos que dejarlo asentado en documentos, que mas tarde serán convertidos en manuales, formularios y bitácoras de seguimiento.

Después debemos analizar la metodología mas adecuada para la transmisión de los conocimientos: es visual, teórica, práctica?

¿Es posible explicarla de manera remota o es indispensable que se desarrolle de manera presencia?

De esta forma podremos integrar un sistema completo de capacitación en nuestra organización, que tradicionalmente tiene su base en manuales de operación.

Cuando logramos tener manuales que realmente reflejen la realidad de nuestras operaciones podemos implementar nuevos esquemas en la comunicación de esta información. 

“Hazlo bien una vez, repítelo mil veces”

Esa es la filosofía detrás de un programa de capacitación eficiente, es la filosofía que utilizan las franquicias y que podemos implementar en nuestras empresas.  De esta manera el reto es: ¿Cómo lograr que el conocimiento necesario sea transmitido de manera rápida, eficiente y cuantificable al nuevo personal?

La rapidez debe reflejar casi inmediatez. Es decir que el conocimiento sea transmitido, de ser posible a todas las sucursales de manera simultánea

Eficiencia, debe entenderse como la adecuada comprensión de los conocimientos transmitidos, en el menor tiempo posible y con el máximo de retención.

Cuantificable debe significar en primer lugar que podamos auditar que los procesos sean ejecutados durante las operaciones como dictan los estándares que hayamos indicado. Y por otra parte deben de dejar testigos documentales de que la capacitación fue llevada a cabo.

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