¿Administración por funciones o administración por procesos?

Administración

La estructura organizacional de una empresa o institución, es el vehículo para gestionar su operación

Administración

El éxito de una empresa está necesariamente vinculado a su competitividad y a su capacidad de concretar diferencias con su competencia, que al final se vinculan con el grado de satisfacción que proporciona a su cliente –o usuario para el caso de instituciones públicas-, y estos “ingredientes” son gestionados en gran medida por el tipo de administración en la que se organiza la empresa: administración por funciones o administración por procesos.

La empresa deberá definir el tipo de organización que pueda convertirse en el mejor vehículo para gestionar sus objetivos

Ahora bien, antes de definir el tipo de organización, es indispensable determinar el rumbo que habrá de seguir la empresa, es decir, la necesidad de mejorar el rendimiento operativo, y alcanzar la eficiencia y competitividad requiere del ejercicio de planeación estratégica, ya que los resultados de dicho ejercicio serán el insumo en la definición  de la organización que facilite e impulse el logro de los resultados esperados.

Leer también: ANÁLISIS COMPETITIVO Y ESTRATEGIA

Administración por Funciones

La administración por funciones –u organización funcional-, se enfoca a la especialización de las personas para llevar a cabo de manera rutinaria una serie de tareas –funciones– afines, que tienen en general una importancia similar, es decir, las características de la producción de los bienes o servicios, exige que el personal se especialice en una óptima ejecución de una tarea.

También conocida como estructura departamental, la organización funcional clarifica las relaciones jerárquicas entre los distintos puestos de una organización. Es decir, expone con claridad la cadena de mando donde cada unidad hace su parte con relativa independencia.

La estructura funcional es la idónea para equipos bien cohesionados, donde actúan y dirigen líderes fuertes y capaces las tareas rutinarias pero especializadas de la empresa.

Este tipo de organización está indicado para empresas con una oferta de productos reducida, aunque producidos en gran volumen, que buscan –y obtienen– costos reducidos por volumen; o bien para instituciones militares donde las instrucciones permean siempre desde los niveles altos hacia abajo, o bien, en empresas pequeñas donde el Director General puede asumir y tomar decisiones sin retrasar la operación cotidiana.

Sin embargo, la utilización de una administración por funciones en una empresa o institución, puede fomentar una falta de comunicación entre los diversos grupos funcionales dentro de la organización quienes por su propia especialidad, trabajan como islas organizacionales. Además de hacerla lenta, inflexible y burocrática, toda vez que las decisiones que surgen en el día a día deben “subir” invariablemente a los niveles altos de la organización

Administración por procesos

Otra manera de ver a una empresa o institución es con una visión de cadena donde, cada eslabón está vinculado con otro y la unión de éstos constituye la fuerza y la integridad de la misma. Esta concepción puede equipararse a una visión por proceso.

La administración por procesos es la forma de gestionar la operación con base en la ejecución eficiente de grandes actividades secuenciales orientadas a transformar un insumo en un producto con un valor añadido que satisfaga con alta calidad los requerimientos del cliente.

Bajo esta concepción, la empresa diseñará su estructura organizacional (o el acomodo de sus áreas). A partir de esas grandes actividades llamadas procesos, de manera tal que constituyan una cadena que va transformando insumos y generando el producto a entregar al cliente.

Toda vez que cada eslabón de la cadena añade algún tipo de valor, resulta fundamental identificar precisamente ese valor y las actividades y elementos del proceso que lo generan (precisión, presentación, servicio, etc.).

Cabe resaltar como ya se mencionó antes, la gestión por procesos está orientada a satisfacer al cliente, pero aquí deben considerarse a “todos los clientes” tanto internos como externos. Es decir, cada proceso “sirve a un cliente” y solo la punta final de la cadena tiene el contacto con el cliente final o externo. Esa es precisamente la visión de procesos.

La gestión por procesos permite obtener muy buenos índices de calidad, productividad y excelencia, favorece la comunicación entre los actores de los procesos, exige el establecimiento de niveles de servicio y promueve el compromiso de quienes participan en cada proceso lo que al final resulta en un gran compromiso con la empresa.

Y qué sigue…

Habiendo determinado y diseñado la organización de la empresa o institución, lo siguiente será disponer y colocar a las personas que habrán de ocuparla, buscando que estas sean las que constituyen el “talento” de la organización misma.

Hay una sola y única realidad:

Es inaplazable que el capital humano/fuerza laboral desarrolle desde ya, aquellas habilidades, competencias y conocimientos que le permitan hacer frente a la era digital y del Big Data, para que se sirvan de las nuevas tecnologías y no dependan de ellas.

Leer también: EN LA CONSTRUCCIÓN DEL CAPITAL HUMANO DEL FUTURO, ¿ESTAMOS LLEGANDO TARDE?

En Red Integralis te apoyamos para que diseñes tu organización conforme a las características de tu empresa y a los objetivos que buscas alcanzar

Javier Pérez

Red Integralis

Nos encantará ayudarte

Dejar un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Scroll al inicio

Este sitio web utiliza cookies para mejorar la experiencia del usuario a través de su navegación.


Notice: ob_end_flush(): Failed to send buffer of zlib output compression (0) in /home/redbms/public_html/wp-includes/functions.php on line 5420