La reestructuración de una empresa u organización tiene dos momentos críticos, los cuales requieren una planeación cuidadosa: primero, la aprobación de los cambios derivados del rediseño, en donde una vez realizado todos los análisis y estudios necesarios, el órgano máximo de autoridad (Consejo de Administración, Dirección General, Comité Ejecutivo ,etc.)  toma la decisión de realizar los ajustes necesarios al modelo de organización y pone en manos de la alta dirección  la responsabilidad de implementarlos.

El segundo momento crítico, es la “socialización” de los cambios, esto es el proceso mediante el cual se pretende que todo el personal involucrado no solo se entere de qué es lo que va a cambiar, sino que entienda la razón de dichos cambios y cuál es su participación en los mismos, es decir en qué se modifican sus funciones actuales.

Buscando aliados en el interior

La formalización de la estructura es el momento preciso y la mejor oportunidad para que se comprenda la forma en que va a beneficiar a su empresa, y hacer que el personal se convierta en un aliado, más que en un sujeto pasivo del cambio: se busca en otras palabra lograr su  “compromiso”  con la nueva organización y sus consecuencias, para opere exitosamente y en el menor tiempo posible.

Con esta finalidad, se recomienda  llevar a cabo un plan de difusión organizacional estructurado conforme a la naturaleza y características del público receptor (personal operativo, personal de mando, personal de comercialización, etc.) toda vez que cada grupo capta los mensajes de distinta manera.

Los objetivos del plan deben ser:

• Generar la comprensión y confianza de cada persona en la organización del negocio-tener claro que “hace el vecino y cuáles son sus responsabilidades”.
• Posibilitar una identificación por parte de todos los trabajadores (directivos y operativos) con el negocio a través de su estructura.
• Mejorar la percepción general del negocio.
• Fortalecer la identidad e imagen.

Desde luego el proceso de formalización no debe dejar de considerar lo siguiente: sea una pequeña, mediana o gran empresa, todas necesitan disponer de su Manual de Organización, donde se describen las funciones, objetivos, características, requisitos y responsabilidades de cada cargo que se desarrolla en una organización, constituyendo de esta forma un “instrumento normativo” del negocio.

Actualmente sabes ¿Que funciones realiza cada uno de tus colaboradores?, ¿Qué actividades clave realiza tu colaborador, que aportan en los resultados de la organización? ¿Cuánto tiempo le dedica? ¿Está sobrecargado?; ¿Un trabajador sabe lo que hace otro u otros departamentos del negocio?

Este documento resulta de importancia fundamental toda vez que precisa y norma las funciones de cada una d las áreas que conforman la estructura organizacional, delimitando a su vez, los tramos de control, las responsabilidades y una correspondencia funcional entre puestos y estructura, permitiendo con ello, una funcionalidad administrativa del negocio.

Estructurando un plan

Con respecto al plan de difusión organizacional se recomienda lo siguiente:

• debe tener un “concepto rector” que le de congruencia y sentido al mensaje y se requiere estructurar dichos mensajes específicos según el segmento definido.
• asimismo, debe de  realizarse una adecuada selección de medios en función del tipo y número de personal,  así como de la ubicación de los centros de trabajo buscando la máxima economía de esfuerzos y recursos, considerando los medios que el desarrollo de las nuevas tecnologías ha aportado.
• el  plan podría complementarse con la realización de Focus Group (talleres o grupos de enfoque) de difusión y comprensión de la estructura, funciones, metas y productos a generar en cada área departamental del negocio.
• al finalizar de cada evento  deberá lograrse la obtención de compromisos de cada persona con el desarrollo del negocio.