A veces, el crecimiento acelerado de la empresa, o los cambios e innovación en los procesos productivos, o la necesidad de recuperar la competitividad por el crecimiento de la competencia o simplemente la “costumbre de operar” en una forma, provocan la “obsolescencia” de la estructura y es indispensable y urgente repensar y rediseñar nuevas formas de organizarse.
El líder organizacional debe, sin embargo, estar consciente que el contar con una buena estructura es un medio para dirigir su empresa hacia sus objetivos, pero no es suficiente; es necesario revisar también el estado de la cultura y motivación de sus ejecutivos, técnicos y operadores, así como sus competencias laborales, su capacitación, el estilo de liderazgo, la comunicación interna y el trabajo en equipo, entre otros factores.
Analizar y asegurar
Para el rediseño de la estructura organizacional es aconsejable asegurarse:
- que esté alineada al propósito central de la empresa, es decir, que cada unidad organizacional realice sus tareas con el propósito claro de satisfacer al cliente (productos o servicios de calidad), lo cual se aprecia esencialmente si se cuenta con metas específicas que tengan un valor contributario a los objetivos principales.
- que atienda a estos criterios básicos:
- que en su diseño, los puestos existentes, no se hayan creado en función de la persona que los ocupa, sino que obedezcan a una agrupación homogénea y lógica de actividades o tareas.
- que no existan puestos unipersonales, cuyas funciones correspondan a la agrupación principal de las actividades que contempla el organigrama, originando con ello conflictos de autoridad.
- que presente los tramos de control adecuados, es decir, que cada jefe tenga más de un subordinado (excepto las áreas staff o de asesoría) y no más de 5, y cada subordinado tiene un solo jefe al que le reporta, lo que se traduce en cadenas de mando claras.
- que no provoque duplicidades, redundancias o inconsistencias de funciones o tareas, generando una posible evasión de la responsabilidad,
- que facilite la delegación de autoridad y la responsabilidad compartida,
- que facilite la comunicación inter-áreas con un enfoque de equipo de trabajo y no de ínsulas de poder.
- que no permita la centralización de la toma de decisiones y con ello posibles cuellos de botella, y
- que promueva una distribución equilibrada de cargas de trabajo
Un plan promueve orden y garantiza resultados
- El diseño e implementación de la nueva estructura implica fundamentalmente preparar un Plan de Reestructuración que contemple cuando menos:
- La elaboración de una descripción de los cambios a realizar detallando puestos, niveles, líneas de autoridad y relaciones funcionales que se impactarán.
- La justificación del modelo de agregación de actividades o tareas, ya sea por funciones similares, por procesos, por proyectos, por regionalización geográfica, por producto o servicio, por tipo de negocio, u otros.
- El nuevo mapa funcional y de interrelación entre áreas.
- La nueva estructura de nivel directivo, la estructura de mandos intermedios, la estructura del nivel operativo y los puestos de asesoría y puestos de control;
- La formalización y documentación de la nueva estructura.
- La estrategia para la comunicación y socialización, y
- La estrategia de transición hacia el nuevo modelo de acuerdo a prioridades.