¿Cómo se actualizan y mejoran los procedimientos de mi empresa?

Es muy probable que los procedimientos queden obsoletos o desactualizados porque en la mayoría de los casos, han tenido su origen en el pasado

Los procedimientos pueden quedar obsoletos o desactualizados porque generalmente han tenido su origen en la tradición o en la costumbre, o en la definición de un jefe al imponer una forma de hacer las cosas, o en los manuales o referencias técnicas que proporcionan los proveedores de equipos o instrumentos superados, o en estudios técnicos que consideraron factores o circunstancias que ya no existen.

Adicionalmente la evolución misma de las empresas al crecer o incursionar en nuevos mercados o nuevos productos imponen muchas veces la necesidad de rediseñar o sustituir procedimientos. También las mejores prácticas del mercado pueden ir marcando procedimientos más efectivos y menos costosos, sobre todo en temas vinculados a la incorporación de sistemas automatizados.

Por ello, es muy importante revisar y “poner al día” los procedimientos en una empresa asegurando su  capacidad productiva, a la vez de competir con las nuevas empresas que utilizan métodos productivos y de gestión de avanzada.

En la mejoraría de los procedimientos resulta decisiva la intervención del directivo superior de una empresa, la participación de todos los involucrados en cada procedimiento, la utilización de una metodología de reingeniería y el despliegue de una estrategia de implementación que asegure que el procedimiento es comprendido, aceptado y operado a cabalidad por sus actores.

Metodología asociada a procedimientos

Una buena metodología debe contener al menos el propósito u objetivo del procedimiento, su alcance, las políticas o lineamientos que habrán de regirlo, las responsabilidades de quienes intervienen, el diagrama de flujo y la descripción de las actividades que lo conforman.

Adicionalmente a lo anterior, conviene incluir como elementos importantes los puntos de control que habrán de establecerse a lo largo del procedimiento a fin de que éste se realice con eficiencia así como los niveles de servicio e indicadores de desempeño.

Es importante señalar que los 2 elementos o apartados centrales de cualquier procedimiento son el Diagrama de Flujo y la Descripción de Actividades.

Cabe señalar que el diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un procedimiento mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, la existencia de “actividades recurrentes (bucles/loop)”, el número de pasos del proceso, las operaciones interdepartamentales, fundamentalmente.

En los diagramas precisamente se incluyen los puntos de control significativos, cuyo propósito es el de anticiparse a la posibilidad de que ocurran incumplimientos, desviaciones, situaciones no deseadas o inesperadas que pudieran afectar al logro de las metas y objetivos específicos del procedimiento, que al estar interrelacionado con otros procedimientos, pueden desencadenar en problemas de eficiencia, eficacia, calidad en la operación cotidiana de la Institución.

Existen diversas metodologías para formular los diagramas, tales como: ANSI, American National Standard Institute; EPC, Event-driven ProcessChain; ASME, American Society of Mechanical Engineers; ante ello, la metodología más adecuada es aquella que resulte más clara y de fácil interpretación para los integrantes del negocio.

Por su parte, la Descripción de Actividades, es la narración cronológica y secuencial de cada una de las actividades concatenadas que precisan cómo se realiza un procedimiento y  generalmente incluye elementos que facilitar la lectura y comprensión

  • Clave de la actividad
  • Operación a realizar (vínculo con el diagrama)
  • Símbolo
  • Narrativa de la actividad
  • Área responsable de la realización de la actividad
  • Documento/sistema utilizado en la actividad

Rediseño de los procedimientos

Para realizar un buen análisis de los procedimientos y rediseñarlos o mejorarlos aconsejamos los siguientes 5 pasos:

  1. Identificar y priorizar claramente el área o áreas de tu empresa y los procedimientos a que necesitas mejorar en razón al impacto que tienen en los resultados.
  2. Integrar un equipo de expertos internos que analice cada uno de dichos procedimientos e identifique fallas, actividades sin valor, obstáculos, tiempos perdidos, costos asociados, impacto en calidad de productos, entre otros aspectos
  3. Rediseñarlos procedimientos haciéndolos más sencillos, eliminado actividades, ajustando tiempos, incorporando controles, aprovechando sistemas, etc.
  4. Realizar una prueba en campo y preparar la implantación.

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