En la actualidad una de las herramientas más efectivas para aquellas empresas que buscan superar sus debilidades organizativas, elevar su capacidad competitiva y mejorar e innovar su forma de operar, es la Gestión por Procesos.
Este modelo de operación es horizontal, en tanto los distintos departamentos trabajan de forma coordinada e intercambian información para conseguir un mejor resultado y añadir valor. De esta forma se va generando una cultura de trabajo más abierta, donde se privilegian valores y objetivos compartidos y esquemas multi áreas de trabajo en equipo.
Este cambio implica una nueva forma de ver a la organización, y de realinear las funciones y el modus operandi de sus integrantes hacia los objetivos estratégicos.
En el tránsito hacia a este modelo es indispensable que participe no solo la dirección y el cuerpo ejecutivo, sino todo el personal, quien deberá asumir sus responsabilidades como parte de un proceso que a su vez es parte de una cadena horizontal e interdependiente de actividades que busca un destino final: la satisfacción del cliente.
Impacto de la Gestión por Procesos
La Gestión por Procesos, impacta profundamente en el “modus operandi” de las organizaciones, fundamentalmente en estos aspectos:
- La estructura se orienta estratégicamente en un modelo de agrupación de grandes actividades o macro procesos vinculados entre sí, agregando valor en cada etapa de la cadena operativa hasta la generación de los productos o servicios finales.
- La estructura organizacional cambia de jerárquica a plana.
- Los departamentos funcionales reorientan su razón de ser y trascienden hacia grupos multidisciplinarios trabajando sobre el proceso.
- Los directivos dejan de actuar como “Jefes” y se comportan mayormente como facilitadores.
- Los empleados se concentran en las necesidades de sus clientes (internos y/o externos).
Ventajas
Las ventajas de una Gestión por Procesos son múltiples, entre otras:
- Se eliminan actividades que no añaden valor a los productos
- Se disminuye el costo de la operación
- Aporta una visión global de la organización y de sus relaciones internas.
- Mejora la gestión e implementación de recursos.
- Favorece la calidad de los productos, dada, la interconexión y coordinación entre distintas áreas.
- Favorece las interrelaciones entre las personas y por consiguiente se mejora el ambiente laboral.
- Fomenta la responsabilidad, cada equipo humano involucrado en un proceso sabe cómo contribuyen a alcanzar los objetivos de la organización.
- Los procesos se miden ya que se establecen objetivos e indicadores para cada uno de ellos.
- Se promueve la mejora continua en beneficio permanente del negocio para detectar ineficiencias, debilidades organizativas, cuellos de botella y errores de manera rápida y metódica, reduciendo los riesgos.